PDF fel dogfen weithio hyblyg: sut i'w drin yn eich tîm gyda PDFtoAll

Ystyriwyd PDF ers tro yn fformat darllen yn unig: pwynt terfynol, nid dogfen weithio. Mae blychau offer modern — fel un PDFtoAll — wedi newid y rheolau yn llwyr, fodd bynnag. Heddiw gallwch olygu, ad-drefnu, llofnodi, gwneud sylwadau a sicrhau ansawdd PDF mor rhwydd â ffeil Word, gan gadw'r manteision a wnaeth y fformat yn safon gyffredinol: gwedd unfath ar bob dyfais, maint cryno a chydnawsedd llawn. Yn y canllaw hwn, edrychwn yn fanwl ar sut i droi PDF yn ddogfen gydweithio go iawn, gan ddefnyddio pob teclyn yn y pecyn ar gyfer llif gwaith effeithiol i'r tîm.

Pam mai PDF yw'r fformat cywir ar gyfer gwaith tîm

Mewn tîm gwasgaredig neu hybrid — boed eich swyddfeydd yng Nghaerdydd, Abertawe, Casnewydd, Wrecsam neu Fangor — mae'n rhaid i'r ddogfen y mae eich tîm yn ei chyfnewid bob dydd ddatrys tri phroblem: edrych yn unfath i bawb, gwrthsefyll newidiadau damweiniol ac gweithio ar bob dyfais. PDF yw'r unig fformat sy'n datrys y tri yn naturiol. Ychwanegwch yr offer cywir, ac mae hefyd yn dod yn hyblyg, yn olygadwy ac yn gyfeillgar i gydweithio.

• Yr un gwedd ym mhobman: dim newid ffont, dim symudiadau yn y cynllun rhwng Word/Mac/PC.
• Diogelwch cynhenid: amgryptiad AES, hawliau manwl, llofnod electronig integredig.
• Fersiwn glir: mae pob fersiwn yn ffeil ar wahân, hawdd ei harchifo gyda dyddiadau ac enwau ystyrlon.
• Darllenadwy yn gyffredinol: mae pob system weithredu yn agor PDF yn ddiofyn, heb orfod prynu meddalwedd benodol.
• Argraffu rhagweladwy: mae'r print ar bapur yn union beth a welwch ar y sgrin.

Adeiladu'r ddogfen: cyfuno, rhannu a threfnu

Y cam cyntaf mewn unrhyw lif gwaith tîm ar gyfer dogfennau yw cydosod y PDF terfynol o ddarnau a ddaw o ffynonellau gwahanol: pennod gan y tîm gwerthu, atodiad gan y tîm cyfreithiol, adran dechnegol, crynodeb terfynol. Mae PDFtoAll yn cynnig pedwar teclyn sydd, o'u cyfuno, yn caniatáu i chi adeiladu unrhyw ddogfen.

Cyfuno sawl PDF mewn un ffeil

Y teclyn [Cyfuno PDF](/cy/cyfuno-pdf) yw'r man cychwyn mwyaf cyffredin: cymerwch y ffeiliau y mae cydweithwyr wedi'u hanfon atoch, llusgwch nhw i'r maes uwchlwytho, ad-drefnwch gyda chlic, a chewch ddogfen unedig. Trefn y ffeiliau yn y rhestr fydd trefn y tudalennau. Ar gyfer dogfennau strwythuredig (contractau + atodiadau + llythyrau eglurhaol), dyma'r cam cyntaf yn y llif gwaith.

Tynnu allan y tudalennau sydd eu hangen arnoch

Mae'r ddogfen a gawsoch yn 200 tudalen, ond dim ond tudalennau 47–58 o atodiad D sydd eu hangen arnoch? Gyda'r teclyn [Tynnu Tudalennau PDF](/cy/tynnu-tudalennau-pdf) dewiswch y tudalennau dymunol yn weledol o'r mân-luniau neu deipiwch ystod testun fel `47-58, 92, 110-115`. Cewch PDF newydd gyda'ch dewisiad yn unig, tra bod y gwreiddiol yn aros heb ei gyffwrdd.

Ad-drefnu tudalennau o fewn y ddogfen

Pan dderbyniwch PDF lle mae'r tudalennau yn y drefn anghywir (cyffredin gyda sganiau neu ddogfennau a gynhyrchir yn awtomatig), mae'r teclyn [Trefnu PDF](/cy/trefnu-pdf) yn rhoi rhyngwyneb gweledol grymus i chi: llusgwch fân-luniau gyda llusgo-a-gollwng i ailgrefftu, cylchdroi tudalennau unigol, dileu tudalennau diangen. Mae'r PDF a gynhyrchir yn cadw testun gwreiddiol, dolenni a nodau tudalen.

Rhannu PDF yn sawl ffeil

Gwrthwyneb cyfuno: mae'r teclyn [Rhannu PDF](/cy/rhannu-pdf) yn rhannu dogfen yn sawl ffeil annibynnol yn seiliedig ar ystodau, fesul tudalen neu drwy ddewisiad â llaw. Hanfodol pan fyddwch am anfon dim ond yr adrannau perthnasol at dderbynwyr gwahanol, neu pan fydd PDF yn rhy fawr i e-bost a bod yn rhaid ei thorri'n ddarnau.

Golygu'r cynnwys: ychwanegu, cywiro, gwneud sylwadau

Ar ôl i'r ddogfen gael ei chydosod, mae angen addasiadau yn aml: cywiro camsillafiad, diweddaru dyddiad, ychwanegu sylw, newid logo hen ffasiwn. Isod, mae'r offer sy'n caniatáu i chi wneud hyn heb orfod dychwelyd i'r ffeiliau Word/Excel gwreiddiol.

Golygydd gweledol ar gyfer testun, delweddau a siapiau

Mae'r teclyn [Golygu PDF](/cy/golygu-pdf) yn rhoi golygydd cyflawn i chi: ychwanegu testun newydd (dewis ffont, maint a lliw), gosod delweddau a logos, lluniadu siapiau, amlygu darnau allweddol, gorchuddio rhannau gyda haenau gwyn, newid delweddau sy'n bodoli eisoes. Ar gyfer testun sydd eisoes yn y PDF, mae yna hefyd swyddogaeth i newid y testun gwreiddiol tra'n cadw'r ffont a'r maint — defnyddiol ar gyfer mân gywiriadau heb allforio'r ddogfen gyfan eto.

Gwneud sylwadau ac amlygu yn ystod adolygiad

Ar gyfer adolygiadau tîm, gyda'r marciwr tryloyw yn y teclyn Golygu, gallwch nodi'n weledol y darnau pwysicaf, tra bod y teclyn [Cymharu PDF](/cy/cymharu-pdf) yn gosod dwy fersiwn o'r un ddogfen ochr yn ochr ac yn nodi'r gwahaniaethau yn awtomatig. Hanfodol ar gyfer QA ar gontractau wedi'u diwygio neu destunau academaidd gyda sylwadau gan adolygwyr.

Rhifo tudalennau, llofnodion ac hunaniaeth dogfen

Rhifo tudalennau proffesiynol

Ar gyfer dogfennau hir a fwriedir ar gyfer cyfarfodydd neu drosglwyddo ffurfiol, mae [Rhifau Tudalen PDF](/cy/rhifau-tudalen-pdf) yn ychwanegu rhifo mewn 6 safle safonol, gyda 5 fformat i'w dewis (`1`, `Tudalen 1`, `Tudalen 1 o 12`, `1/12`, `1 o 12`). Gallwch hepgor y dudalen gyntaf (defnyddiol ar gyfer cloriau) a theilwra'r ffont, y maint a'r lliw.

Llofnod electronig ar gyfer dogfennau rhwymol

Gyda'r teclyn [Llofnodi PDF](/cy/llofnodi-pdf) rydych yn llofnodi contract drwy luniadu â'ch bys neu beiriant ysgrifennu, teipio'ch enw mewn ffont calligraffeg, neu uwchlwytho sgan o'ch llofnod llaw. Mae'r llofnod electronig syml a osodir yn ddilys o dan Reoliad eIDAS (a fabwysiadwyd o dan gyfraith y DU) ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau masnachol. Ar gyfer dogfennau sy'n gofyn am lofnod digidol cymwysedig — fel ffurflenni HMRC a gyflwynir drwy Cyfrif HMRC, ceisiadau ar GOV.UK drwy'r Gateway y Llywodraeth neu lwythwaith DVLA — mae angen darparwr gwasanaeth ymddiriedolaeth achrededig.

Dyfrnodau i nodi statws dogfen

Mae'r teclyn [Dyfrnod PDF](/cy/dyfrnod-pdf) yn ychwanegu testun (`DRAFFT`, `CYFRINACHOL`, `YN AROS AM GYMERADWYAETH`) neu logo eich cwmni dros bob tudalen. Defnyddiol i farcio fersiynau dros dro na ddylent gael eu dosbarthu, neu i osod hunaniaeth brand ar adroddiadau a chynigion busnes.

Trawsnewidiadau: o PDF ac i PDF

Yn aml, mae angen i ddogfen dîm deithio rhwng fformatau gwahanol: cleient eisiau hi yn olygadwy mewn Word, cyfrifydd mewn Excel i fewnforio'r data, dylunydd mewn PowerPoint i'w gosod mewn cyflwyniad. Mae PDFtoAll yn cwmpasu pob cyfeiriad:

• O PDF: PDF i Word, PDF i Excel, PDF i PowerPoint, PDF i JPG, PDF i PNG.
• I PDF: Word i PDF, Excel i PDF, PowerPoint i PDF, JPG i PDF, PNG i PDF, HTML i PDF.
• Ar gyfer PDFs wedi'u sganio, mae OCR cynhenid yn adnabod testun mewn delweddau dros 30 o ieithoedd yn ystod y trawsnewid.

Optimeiddio ac atgyweirio: gwneud y PDF yn ffeil wirioneddol ddefnyddiadwy

Nid yw dogfen 80 MB yn ffitio fel atodiad e-bost, mae'n llwytho'n araf i borthau fel GOV.UK neu wasanaethau Llywodraeth Cymru, ac mae'n cymryd lle diangen yn ôl-gopïau eich tîm. Mae'r teclyn [Cywasgu PDF](/cy/cywasgu-pdf) yn ei chwtogi'n nodweddiadol 50–90 % heb golled ansawdd gweladwy — mae'r lefel Argymelledig yn dal i fyny mewn 90 % o achosion.

Pan fydd PDF yn niwedig (llygriad, lawrlwythiad wedi torri, gwrthdaro cydamseru yn y cwmwl), mae'r teclyn [Atgyweirio PDF](/cy/atgyweirio-pdf) yn ceisio'i ail-greu. Modd Cyflym ar gyfer niwed ysgafn lle mae testun y gellir ei farcio yn cael ei gadw, modd Dwfn sy'n rasterieiddio pob tudalen fel delwedd i achub hyd yn oed ffeiliau wedi'u difrodi'n ddifrifol.

Deallusrwydd artiffisial yng ngwasanaeth y tîm

Mae dau declyn AI yn cwblhau'r llif gwaith:

• [Crynhoi PDF gyda AI](/cy/crynhoi-pdf-ai): yn tynnu'n awtomatig y brawddegau mwyaf cynrychioliadol o ddogfen hir. Delfrydol ar gyfer briffiadau tîm, nodiadau paratoi cyn cyfarfodydd a chrynodebau gweithredol ar gyfer rhanddeiliaid allanol. Mae'r prosesu yn digwydd yn gyfan gwbl yn y porwr — nid oes unrhyw destun yn cael ei anfon at wasanaethau allanol.
• [Cyfieithu PDF](/cy/cyfieithu-pdf): yn cyfieithu dogfen i fwy na 30 o ieithoedd. Defnyddiol ar gyfer timau rhyngwladol, partneriaid tramor a chydweithwyr aml-ieithog yng Nghymru ddwyieithog.

Llif gwaith tîm nodweddiadol, o'r dechrau i'r diwedd

Gadewch i ni gysylltu popeth. Dyma lif gwaith cyflawn ar gyfer cynnig gwerthu a ddarperir gan dîm o 4 person:

1. Casglu: mae pob aelod o'r tîm yn cynhyrchu ei adran (Word, Excel, sleidiau). Mae pob un yn trawsnewid i PDF gyda Word i PDF, Excel i PDF, PowerPoint i PDF.
2. Cyfuno: mae'r rheolwr prosiect Dafydd Williams yn cyfuno'r holl PDFs yn y drefn gywir gyda Cyfuno PDF ac yn ychwanegu clawr a thabl cynnwys.
3. Rhifo: yn rhoi tudalennu proffesiynol gyda Rhifau Tudalen PDF ac yn hepgor y clawr.
4. Brandio: yn ychwanegu logo'r cwmni gyda Dyfrnod PDF fel dyfrnod ar y dde uchaf.
5. Adolygu: mae'r pennaeth gwerthu Bethan Hughes yn darllen drwy'r ddogfen, yn cywiro camsillafiadau gyda Golygu PDF ac yn golygu data cyfrinachol gyda Golygu Cyfrinachol PDF ar gyfer fersiwn y cleient.
6. Crynodeb: yn creu gyda Crynhoi PDF gyda AI grynodeb gweithredol o 2 baragraff, i'w defnyddio fel clawr neu fel testun yn yr e-bost cyfeiliannol.
7. Optimeiddio: yn cywasgu'r ffeil gyda Cywasgu PDF i aros o fewn terfynau atodiadau e-bost.
8. Diogelwch: yn diogelu â chyfrinair drwy Diogelu PDF cyn anfon.
9. Llofnodi: yn gosod llofnod electronig gyda Llofnodi PDF neu'n anfon y ddogfen at y cleient ar gyfer llofnodi ar y cyd.

Preifatrwydd a diogelwch mewn llifau tîm

Mae pob un o offer PDFtoAll yr ydych wedi'u gweld yn y canllaw hwn yn prosesu'r rhan fwyaf o weithrediadau yn llwyr yn y porwr. Nid yw dogfennau eich tîm — contractau, achosion ariannol, gwybodaeth cleient — byth yn cael eu huwchlwytho i'n gweinyddion. Mae hwn yn warant pwysig wrth weithio gyda data sensitif o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018, fel y'i gorfodir gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). I fynd yn ddyfnach, darllenwch y canllaw penodol: Sut i ddiogelu eich gwaith mewn PDF a'i gadw'n ddiogel.

Casgliad

Nid yw PDF bellach yn fformat statig, ond yn ddogfen weithio cyflawn sydd, gyda'r offer cywir, yn cefnogi cylch bywyd cyfan prosiect tîm: o gydosod cychwynnol i'r llofnod terfynol, drwy ddiwygiadau, cyfieithiadau, crynodebau, trawsnewidiadau a mesurau diogelwch. Mae PDFtoAll yn cynnig mwy na 25 o offer am ddim, pob un yn y porwr, heb gofrestru na uwchlwytho, fel y gallwch adeiladu llifau gwaith effeithlon a phroffesiynol. Archwiliwch y blwch offer cyfan ar y dudalen holl offer.